EDUDATA.IO Software Updates

Edudata 2.11

Olemme julkaisseet Edudata 2.11 -version (19.4.2026). Tämä laaja päivitys tuo mukanaan terminologiamuutoksia, yksityiskohtaiset riskienarviointiominaisuudet, uuden työnkulun digityökalujen lisäämiseen sekä käytettävyysparannuksia koko alustalle.

Termistömuutokset

• Digityökalut: Jatkossa sovelluksista käytetään termiä "digitaaliset oppimistyökalut" tai lyhyemmin "digityökalut".
• Palveluntarjoajat: Termi "Pääsovellus" (Master Application) tullaan korvaamaan palveluntarjoajan nimellä. Tämä muutos toteutetaan vaiheittain.
• Arvioinnit: "Pyynnöt" (Requests) kulkevat jatkossa nimellä "Riskiarviot".

Edudata Compliancen uudet ominaisuudet

• Uhkalista (Threat List): Uusi uhkalistanäkymä näyttää kaikki riskienarviointiprosessin aikana tunnistetut organisaation riskit. Uhkalistan kautta pääsee nyt suoraan digitaalisen työkalun arviointisivulle painamalla työkalun nimeä.
• Riskien näkyvyys kysymyksittäin: Voit tarkastella tiettyihin kysymyksiin liittyviä riskejä ja tunnistaa, mihin digityökaluihin liittyy kyseistä kysymystä koskeva riski.
• Lieventävät toimenpiteet: Asiakkaat voivat lisätä ja tarkastella tunnistettujen riskien lieventämistoimenpiteitä suoraan järjestelmässä.
• Useita asiakasyhteyshenkilöitä: Voit määrittää yhteystiedot useammalle yhteyshenkilölle tai tietosuojatiimin jäsenelle Asiakastiedot-osiossa.
• Hylätyt digityökalut -lista: Pääkäyttäjä (Admin) voi nyt asiakastiedoista määrittää, että listaus hylätyistä digityökaluista näkyy Compliancessa ja/tai Privacy Appissa. Lisäksi Privacy Appissa näkyy myös hylättyjen digityökalujen päätösteksti.
• Kirjautumiskäytännöt ja suodatus: Arvioinnin yhteenveto -sivulta voi jatkossa määrittää palvelukohtaisen kirjautumiskäytännön. Vaihtoehdot ovat: oppija kirjautuu, oppija ei kirjaudu ja vain opetushenkilöstö kirjautuu. Näiden tietojen perusteella voi suodattaa esimerkiksi hyväksyttyjen digityökalujen listaa ja tarjota tarkempaa tietoa palvelun käyttötavasta.

Parannuksia arviointilistaan (Assessment List)

• Haku palveluntarjoajan mukaan: Arviointilista tukee nyt hakua palveluntarjoajan (aiemmin pääsovellus) perusteella. Tämän ansiosta käyttäjät voivat tarkastella kaikkia tiettyyn tarjoajaan linkitettyjä digityökaluja yhdessä näkymässä.

Uusien digityökalujen lisääminen Edudataan

• Edudata.io-hyväksymistyönkulku: Kokonaan uuden digitaalisen työkalun lisääminen käynnistää hyväksymisprosessin Edudata.io:n kautta; työkaluja ei enää lisätä suoraan listalle.
• Tarkistusprosessi: Edudata.io tarkistaa uuden digityökalun arvioinnin, lisää mahdollisesti puuttuvat tiedot ja joko hyväksyy tai hylkää lisäyksen.
• Ilmoitus hylkäämisestä: Mikäli Edudata.io hylkää uuden digityökalun lisäyksen, käyttäjä saa viestin, jossa ilmoitetaan päätöksestä ja sen syystä.

Privacy Appin ja Dashboardin uudet ominaisuudet

• Loppukäyttäjän ohjeiden indikaattori: Nyt on selkeämmin osoitettu, kun hyväksytty digityökalu sisältää loppukäyttäjän ohjeita.
• Kirjautumislokin tiedot: Jos kirjautumislokiominaisuus on käytössä, digityökalun tiedot -näkymässä näytetään työkalun ensimmäinen ja viimeisin kirjautumisaika.
• Dashboard / Raportit: Raportointinäkymää on päivitetty: relevantimpaa tietoa on nyt tuotu helpommin saataville.

Aikaisempi versio:

Edudata 2.8

Olemme julkaisseet uuden version, joka tuo mukanaan parannuksia raportointiin, tekoälyarviointiin sekä pyyntöjen hallintaan.

Tehokkaampi hallinta ja työnkulku

Tehtävälista raportointiin: Raporttien ja Dashboardin yhteyteen on lisätty uusi tehtävälista. Tämän ominaisuuden avulla organisaatio voi kartoittaa tehtäviään ja seurata niiden edistymistä entistä helpommin.

Vanhentuneiden päätösten massapyynnöt: Voit nyt tehdä uuden pyynnön kaikista vanhentuneista päätöksistä kerralla massatoimintona. Huomioithan, että pyyntöä ei voi tehdä, jos sovellukselle on jo olemassa uusi pyyntö käsittelyssä tai jos sovellus on asetettu inaktiiviseksi (esim. duplikaattien tapauksessa).

Suosituksen ohittaminen: Valmistelijalla on nyt mahdollisuus ohittaa Edudata-suositus arvioinnin yhteenvetosivulta, kun pyyntö on tilassa "odottaa suositusta". Tällöin pyynnölle ei ei tule Edudata-suositusta.

Parempi näkyvyys ja laajennettu tekoälyarviointi

Lisätietoja pyyntölistalla: Pyyntölistan näkymää on rikastettu. Oikean reunan "info"-painikkeesta näet nyt Edudata-suosituksen ja pyyntölistalta näkee suoraan vastattujen kysymysten määrän sekä korkeimman tunnistetun riskipisteytyksen.

Laajennettu tekoälykysymyspatteristo: Tekoälyyn liittyvää arviointia on päivitetty. Kysymyspatteristo kattaa nyt myös EU:n tekoälyasetuksen (AI Act) mukaiset opetuksen korkean riskin tekoälyjärjestelmät.

Käytettävyys ja ohjeistus

Pysyvät loppukäyttäjän ohjeet ja automaattinen tallennus: Loppukäyttäjälle laadittu lisäohje tallentuu nyt automaattisesti kirjoittamisen aikana, eli erillistä tallennuspainiketta ei enää tarvita. Ohje jää talteen ja on saatavilla myös myöhemmin, kun sovelluksesta on tehty päätös ja siitä tehdään uusi pyyntö.

Tutoriaalin uudelleenkäynnistys: Haluatko kerrata Edudatan käytön perusteet? Tutoriaalin voi nyt suorittaa uudelleen milloin tahansa sivun yläreunan painikkeesta.

______________________________

Aikaisempi versio:

Olemme julkaisseet uuden version, jossa on useita ominaisuuksia, jotka on suunniteltu parantamaan käyttökokemustasi Edudatassa entisestään.

Parannettu viestintä ja mukauttaminen

Uusi kommentointiominaisuus ja ilmoitukset: Voit nyt käyttää uutta kommentointiominaisuutta kommunikoidaksesi suoraan Edudatan sisällä. Pysyäksesi ajan tasalla, voit määrittää mistä haluat sähköposti-ilmoituksen "Hallinnoi tiliä" -asetuksissasi.

Lisää hallintaa riskialueisiin kysymysluokkiin: Asiakasjärjestelmänvalvojat voivat nyt helposti valita ja aktivoida tarpeisiinsa sopivia riskialueita ja kysymysluokkia. Lisäksi voit nyt tapauskohtaisesti valita sovellukselle tietyt riskialueet, jotka eivät ehkä vaadi esimerkiksi asiakaskohtaisia tai tekoälyyn liittyviä kysymyksiä.

Yksinkertaistettu käyttäjäryhmän muokkaus: Olemme tehneet helpommaksi hallita ja muokata käyttäjäryhmiä, Customer Admin / järjestelmänvalvojan roolilla.

Älykkäämmät työkalut ja virtaviivaisempi työnkulku

Jaetut pyyntövälilehdet: Pyyntöluettelot on nyt jaettu kahteen selkeään välilehteen: "Pyynnöt" ja "Pyyntöhistoria". "Pyynnöt" -välilehti näyttää kaikki parhaillaan käsiteltävät pyynnöt. Kun lopullinen päätös on tehty, pyyntö siirtyy automaattisesti "Pyyntöhistoria" -välilehdelle.

Päätöksenteon tehostaminen: Päätöksentekijät voivat nyt tehdä lopullisen päätöksen valmistelijan päätösesityksistä “massana”. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun valmistelijan ja päätöksentekijän roolit on delegoitu samalle henkilölle, mikä mahdollistaa tehokkaamman käsittelyn. Voit tehdä tämän suoraan "Pyyntöluettelo" -sivulta rastittamalla sovellusten nimien vieressä olevat ruudut, mikä aktivoi "Käytä valmistelijan esitystä" -painikkeen. Ominaisuus toimii vain sellaisten sovellusten kanssa, joiden tila on "odottaa päätöstä".

Tekoälyä hyödyntävä riskinarviointi: Uusi, koulutettu tekoäly tukee riskienarviointiprosessia.

Parannettu DPA-seuranta: Olemme lisänneet DPA-tilatoiminnon auttamaan sinua seuraamaan eri palveluiden edistymistä. Voit nyt nähdä, onko DPA-prosessi aloittamatta, käynnissä vai valmis. Voit myös käyttää uutta suodatustoimintoa pyynnöt listalla saadaksesi helposti yleiskuvan DPA-statuksista. DPA-tilaa voidaan muuttaa arvioinnin yhteenvetosivulla vastaamaan nykyistä tilaa. Vaihtoehdot ovat: Ei aloitettu, Odottaa sisäistä hyväksyntää, Odottaa palveluntarjoajaa ja Valmis.

Uusi hakutoiminto: Sivun yläreunaan on lisätty uusi hakupalkki, mikä tekee sovellusten löytämisestä nopeampaa ja helpompaa sekä virtaviivaistaa pyyntöprosessia.

Muut käsittelytoimet ja käyttöönotto

Lisää palveluntarjoajia ja ensimmäisen osapuolen sovelluksia: Mahdollisuus lisätä ja luoda riskiarviot palveluntarjoajista ja ensimmäisen osapuolen sovelluksista, jotka käsittelevät henkilötietoja, mikä antaa laajemman kuvan organisaation henkilötietojen käsittelytoimista. Palveluntarjoajalla tarkoitetaan toimijaa, joka käsittelee henkilötietoja organisaation lukuun, mutta ei tarjoa digitaalista sovellusta, vaan esimerkiksi tukipalvelua.

Uuden käyttäjän opastus: Olemme luoneet uusille käyttäjille opastavan läpikäynnin, joka auttaa pääsemään alkuun, kun tämä kirjautuu Edudataan. Tämä opas näyttää, mistä tehdä pyyntö ja miten lisätä uusia sovelluksia, jotta voit aloittaa Edudatan käytön luottavaisin mielin

Edudata 2.11

Vi har nun släppt Edudata version 2.11. (19.4.2026). Denna uppdatering introducerar terminologiändringar, nya riskhanteringsfunktioner, ett nytt arbetsflöde för att lägga till digitala verktyg och förbättringar av användarvänligheten på hela plattformen.

Terminologiändringar

• Digitala verktyg: Framöver kommer "applikationer" att kallas "digitala lärverktyg" eller kort och gott "digitala verktyg".
• Tjänsteleverantörer: "Huvudapplikationer" (Master Applications) kommer att ersättas med "Tjänsteleverantör". Denna förändring kommer att genomföras stegvis.
• Bedömningar: "Förfrågningar" (Requests) kommer framöver att kallas "bedömningar".

Nya funktioner i Edudata Compliance

• Hotlista (Threat List): En ny flik för hot har lagts till som visar organisationens alla risker som identifierats. Du kan nu klicka på ett digitalt verktygs namn direkt i hotlistan för att komma direkt till dess bedömning.
• Risker per fråga: Se risker kopplade till specifika frågor och identifiera vilka digitala verktyg som har en identifierad risk relaterad till den frågan.
• Riskminimerande åtgärder: Kunder kan lägga till och se åtgärder för identifierade risker direkt i systemet.
• Flera kontaktpersoner: Ange kontaktuppgifter för flera kontaktpersoner eller medlemmar i dataskyddsteamet under avsnittet för kundinformation.
• Lista över nekade digitala verktyg: En administratör kan nu ställa in under Kundinformation att listan över avvisade digitala verktyg ska visas i Compliance och/eller Privacy App. Dessutom visas nu även beslutstexten för de avvisade digitala verktygen i Privacy App.
• Inloggningspolicy och filtrering: I sammanfattningsfliken för bedömningen kan du nu definiera en tjänstespecifik inloggningspolicy. Alternativen är: studenten/eleven loggar in, studenten/eleven loggar inte in, och endast undervisningspersonal loggar in. Baserat på dessa uppgifter kan du filtrera exempelvis listan över godkända digitala verktyg och ge mer detaljerad information om hur tjänsten används.

Förbättringar av bedömningslistan (Assessment List)

• Sökning efter tjänsteleverantör: Bedömningslistan stöder nu sökning efter tjänsteleverantör (tidigare huvudapplikation). Detta gör att användare kan se alla digitala verktyg kopplade till en specifik leverantör i en enda vy.

Att lägga till nya digitala verktyg i Edudata

• Godkännandeprocess via Edudata.io: Att lägga till ett helt nytt digitalt verktyg går nu via en granskning av Edudata.io; verktyg läggs inte längre till direkt i listan.
• Granskningsprocess: Edudata.io granskar bedömningen av det nya digitala verktyget, lägger till eventuella saknade uppgifter och godkänner eller avslår tillägget.
• Meddelande om avslag: Om Edudata.io avslår begäran får användaren ett meddelande om beslutet och orsaken till det.

Nya funktioner i Privacy App och Dashboard

• Indikator för slutanvändarinstruktioner: Det finns nu en tydligare indikering som visar när ett godkänt digitalt verktyg innehåller instruktioner för slutanvändare.
• Detaljer för inloggningslogg: Om funktionen för inloggningslogg används, kommer vyn för verktygets detaljer att visa den första och senaste inloggningstiden.

Dashboard / Rapporter: Dashboard-vyn har uppdaterats för att visa mer relevant information och göra viktig data mer lättillgänglig.

Edudata 2.8

Vi har släppt en ny version som medför förbättringar inom rapportering, AI-bedömning och hantering av förfrågningar.

Effektivare hantering och arbetsflöde

Uppgiftslista för rapportering: En ny uppgiftslista har lagts till i rapporter och på Dashboarden. Denna funktion gör det möjligt för organisationer att kartlägga sina uppgifter och följa deras framsteg enklare.

Massbegäran för utgångna beslut: Du kan nu göra en ny begäran för alla utgångna beslut på en gång som en massåtgärd. Observera att en begäran inte kan göras om det redan finns en ny begäran under behandling för applikationen eller om applikationen har inaktiverats (t.ex. vid dubbletter).

Hoppa över rekommendation: Handläggaren har nu möjlighet att hoppa över Edudata-rekommendationen från sammanfattningssidan för bedömningen när begäran har statusen "väntar på bedöming". I detta fall genereras ingen Edudata-rekommendation för begäran.

Bättre synlighet och utökad AI-bedömning

Mer information i förfrågningslistan: Vyn för förfrågningslistan har utökats. Via "info"-knappen till höger kan du nu se Edudata-rekommendationen, och förfrågningslistan visar direkt antalet besvarade frågor samt den högsta identifierade riskpoängen.

Utökad frågebank för AI: Den AI-relaterade bedömningen har uppdaterats. Frågebanken omfattar nu även AI-system med hög risk inom utbildning i enlighet med EU:s AI-förordning (AI Act).

Användarvänlighet och vägledning

Sparade slutanvändarinstruktioner och autospar: Ytterligare instruktioner som skapats för slutanvändaren sparas nu automatiskt medan du skriver, vilket innebär att en separat sparaknapp inte längre behövs. Instruktionerna sparas och finns tillgängliga även senare när ett beslut har fattats om applikationen och en ny begäran görs för den.

Starta om handledning: Vill du repetera grunderna i Edudata? Handledningen (tutorial) kan nu tas om när som helst via knappen högst upp på sidan.

___________________

Edudata 2.6.0

Vi har lanserat en ny version med ett antal funktioner utformade för att göra din upplevelse med Edudata ännu bättre.

Förbättrad kommunikation och anpassning

Ny kommentarfunktion och aviseringar: Du kan nu använda den nya kommentarfunktionen för att kommunicera direkt inom plattformen. För att hålla dig uppdaterad varnar ett förbättrat e-postaviseringssystem dig om viktiga uppdateringar. Du kan enkelt hantera vilka e-postaviseringar du får genom att gå till dina kontoinställningar.

Mer kontroll över frågekategorier och riskområden: Kundadministratörer har nu möjlighet att enkelt välja och aktivera de frågekategorier/riskområden som är relevanta för deras behov. Dessutom kan du nu, från fall till fall, välja specifika frågekategorier för en applikation som kanske inte kräver, till exempel, kundspecifika eller AI-frågor.

Förenklad redigering av användargrupper: Vi har gjort det enklare för dig att hantera och redigera användargrupper med rollen Kundadministratör.

Smartare verktyg och effektiviserat arbetsflöde

Organiserade förfrågningsflikar: Din förfrågningslista är nu uppdelad i två tydliga flikar: "Förfrågningslista" och "Förfrågningshistorik." "Förfrågningslista"-fliken visar alla förfrågningar som för närvarande behandlas. När ett slutgiltigt beslut har fattats flyttas förfrågningen automatiskt till "Förfrågningshistorik"-fliken för enkel referens.

Massgodkännande av utkast: Beslutsfattare kan nu tillämpa utarbetade utkast som beslut i bulk. Denna funktion är särskilt användbar när rollerna som handläggare och beslutsfattare delegeras till samma person, vilket möjliggör effektivare hantering. Du kan göra detta direkt från "Förfrågningslista"-fliken genom att kryssa i rutorna bredvid applikationsnamnen, vilket aktiverar knappen "Tillämpa utkast." Funktionen fungerar endast med appar som har statusen "väntar på beslut."

AI-driven riskbedömning: Ny och tränad AI ger stöd i riskbedömningsprocessen.

Förbättrad PUB-avtalsspårning: Vi har lagt till en statusfunktion för PUB-avtal för att hjälpa dig att spåra framstegen för olika tjänster. Du kan nu se om en process för PUB-avtal inte har påbörjats, pågår eller är slutförd. Du kan också använda den nya filtreringsfunktionen för att enkelt få en översikt över statusen i dina listor. Status för PUB-avtal kan ändras på sammanfattningssidan för att matcha den aktuella statusen. Alternativen är: Ej påbörjad, Väntar på internt godkännande, Väntar på tjänsteleverantör och Slutförd.

Ny sökfunktion: En ny sökfält har lagts till högst upp på sidan, vilket gör det snabbare och enklare att hitta det du behöver och effektivisera din förfrågningsprocess.

Övriga behandlingsaktiviteter och introduktion

Lägg till tjänsteleverantörer och egna applikationer: Du kan nu lägga till tjänsteleverantörer och egna applikationer som behandlar dina personuppgifter, vilket ger dig en mer omfattande bild av dina personuppgiftsbehandlingar. En tjänsteleverantör avser en enhet som behandlar personuppgifter på uppdrag av en organisation men som inte tillhandahåller en digital applikation, utan till exempel, en supporttjänst.

Ny användarintroduktion: För nya användare har vi skapat en genomgångstutorial för att hjälpa dem att komma igång. Denna guide visar var man skickar en förfrågan och hur man lägger till nya applikationer, så att de kan börja använda Edudata med förtroende.